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新余市档案局关于做好2017年度电子与纸质文件材料归档工作的通知

发布时间:2018-04-12 来源:

市委各部门、市直各单位、驻市省属有关单位办公室(人秘科):
  为规范整理各单位公务活动中形成的电子和纸质文件材料,更好地安全保管和有效利用全市电子与纸质档案,现就做好2017年度两种载体的文件材料归档工作通知如下:
  一、整理标准
  电子文件材料归档质量符合《电子公文归档管理暂行办法》(国家档案局令第6号)和《电子文件归档与管理规范》(GB/T 18894-2002)的要求;纸质文件材料归档质量符合国家档案局修订的《归档文件整理规则》(DA/T 22-2015 )和江西省档案局修订的《归档文件整理规范》(DB36/T 380—2016)的要求。
  二、收集范围
  (一)电子文件材料。新余市数字化综合办公平台上生成的2017年度电子文件材料,含电子文件材料在生成、处理、移交过程中形成的背景信息和元数据,特别注意收集生成的非红头电子材料(含本单位各个工作流程生成的电子材料)。
  (二)纸质文件材料。严格按照本单位编制或修订的《文件材料归档范围与文书档案保管期限表》收集好本单位各内设机构文件材料。除本单位印发的红头文件、业务材料、上级业务主管部门下发的业务文件和下级业务部门报送的重要文件外,特别注意收集以下材料:
  1.本单位年度工作计划、报告、总结、目标责任、制度、会议记录、纪要、汇报材料;
  2.本单位编制的大事记、组织沿革、年鉴、干部职工花名册、简报、统计表册;
  3.本单位干部职工年度考核、晋升晋级材料;
  4.本单位干部职工录用、转正、调资定级、干部任免批复及通知、离退休批复及通知等材料;
  5.本单位干部职工调动工作的行政、工资、党团组织关系介绍信;
6.本单位召开的重要会议或重大活动材料,如:党代会、人代会、政协会、职代会、团代会、妇代会、专题会等。
  三、整理原则
  (一)纸质与电子档案件号一一对应的原则。各单位在办公平台生成的电子文件材料均应导入本单位数字档案室,由各单位档案员对其进行归档与不归档鉴定,之后划分保管期限(永久、定期30年、定期10年),最后生成电子文件材料件号。生成件号后,将电子文件材料打印一份正式纸质文件材料(含所有附件和文件处理单)并加盖单位公章。在进行纸质文件材料归档时,必须确保办公平台上生成的电子文件材料与打印出的纸质文件材料保管期限、件号一一对应。
  (二)电子档案真实原始的原则。由于电子文件材料的易修改、易复制等特点,因此,电子文件材料在转为电子档案过程中,如何将电子文件材料有效封装保存它的真实原始性非常关键。在收集和整理电子文件材料的过程中,注意收集它在生成、处理、接收过程中生成的背景信息和元数据非常重要,以保障电子档案的真实原始性。
    (三)纸质档案齐全完整的原则。由于办公平台坚持“上网不涉密,涉密不上网”的原则,因此,各部门除了一部分不涉密文件材料通过办公平台生成电子文件材料之外,还存在相当一部分涉密和业务文件材料通过传统纸质文件材料流程处理。为完整保存历史,记录各单位依法行政过程,因此,各单位必须做到纸质档案齐全完整的原则,严格按照本单位编制或修订的《文件材料归档范围与文书档案保管期限表》将本单位纸质文件材料收集齐全完整。每份纸质文件材料归档时排放顺序为:发文按照正式纸质文件材料在前文件处理单及发文底稿在后的顺序排放,收文按照文件处理单在前正式纸质文件材料在后的顺序排放。
    四、具体事项
    (一)整理归档
    1.电子文件材料整理归档在8月底以前完成。从4月底开始各单位档案员在新余市数字档案室管理平台的本单位数字档案室内进行电子文件材料整理归档。归档完成后由本单位的档案部门负责人依据本单位编制或修订的《文件材料归档范围与文书档案保管期限表》开展电子文件归档审核工作。
    2.纸质文件材料整理归档在10月底以前全面完成。电子文件整理完毕并完成审核后,各单位应立即开展纸质文件材料收集整理归档工作。电子与纸质文件材料的整理各单位可选择自行整理,或通过向社会购买服务的方式,由档案中介机构代为整理(二)业务督导
为确保全市电子和纸质文件材料收集与整理工作顺利开展,市档案局业务指导人员将对全市各部门的电子文件和纸质文件材料的收集整理情况进行督导。如有需要业务指导的单位,请提前与市档案局业务监督指导科联系,以便及时安排指导。
    (三)绩效考核
    各单位完成电子文件整理审核或纸质文件整理归档后,请及时将电子文件目录或纸质文件目录报送市档案局业务监督指导科邮箱(xydajywk@sina.com)。电子与纸质档案收集与整理工作到期没完成的单位(依据各单位报送的目录认定),督导结果将反馈给单位分管领导,并限期督促整改。整改后仍不能按期完成的单位,将在全市范围内进行通报。
    联系人:黎洁珍 傅剑锋
    办公室:市档案局四楼407室
    电话:07906447908
    手机:15907908109  13879008676
    电子邮箱:xydajywk@sina.com
             


                                                                              新余市档案局
                                                                               2018年4月12日