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加强重点工程档案管理 提升服务民生能力水平

发布时间:2017-05-04 来源:

重点工程是对一个地方经济社会发展具有重要影响的重大建设项目, 它关系到当地百姓的幸福安康,关系到一个地方的对外形象。重点工程档案是项目建设全过程的原始记录,是宝贵的信息资源,更是一种潜在的生产力,更是“人民群众最关心、最直接、最现实的利益问题”在档案工作中的集中表现。加强重点工程档案管理,是提高工程建设质量 的重要环节,是事关国计民生的一件大事,是档案工作服务经济建设和社会发展的一个重要课题和紧迫任务。
2014年蒙华铁路获国家批复,新余煤炭储备基地同步获批,同时,大唐国际新余电厂启动扩容改造,一期二台100万千瓦机拟依托蒙华铁路选址良山,届时新余市将同上三个国家、省级重点项目,建设资金超200亿元,将为新余市的经济社会发展带来前所未有的机遇。做好这些重点工程档案工作,通过对它的管理、开发和利用,可极大地推动以民生重点项目为代表的城市建设发展,在民生重点项目建设中发挥了无可替代的作用。
一、重点工程档案的实际应用
(一)加强组织领导
  蒙华铁路途经新余56公里,于2015年已全面开工,总投资约60亿元,项目工程档案管理难度巨大。为使项目工程档案管理工作规范化、长期化,市、县(区)两级都成立了建设推进指挥部来协调项目的建设,所有合同、征地拆迁协议及补偿合同都是指挥部办公室(以下简称推进办)代管,项目建设推进办成立工程档案领导小组,统筹项目档案管理工作。同时,蒙华公司、中铁二十四局、中铁十九局参与建设单位都抽调专业人员组建工程档案室,负责工程档案专项管理工作,要求各参建单位主要领导作为负责人,配齐内业档案人员,在经费、办公场所和办公设备上予以倾斜。定期召开由推进办工程部及各参建单位主要负责人参加的工程档案专项会议,确保工程档案管理工作顺利进行。
  (二)强化过程管理
  项目建设体量巨大,而受地域气候因素的影响,建设工期十分紧迫。为保证今后档案整理和移交工作的顺利进行,将过程管理作为工程档案管理的重点来抓。要求相关各单位注意收集,前期手续、征地拆迁补偿协议、竣工验收资料及维修保养记录等档案材料。为方便档案整理,将整个项目划分为可行性研究报告报批阶段、初设批复阶段、施工图审查及完善阶段、施工阶段及后续验收竣工阶段等,分阶段整理归类各类型档案。按照各个阶段编制项目工程档案目录,蒙华公司湘赣指挥部并印发《关于统一蒙华铁路项目工程档案目录格式的通知》,要求各单位按照通知要求整理相关档案、编写目录信息。同时,购置专业工程档案管理系统。录入各类档案信息,建立项目档案信息库,方便档案的查询与使用,使档案管理工作更加的科学化、规范化。
  (三)做好档案移交工作
  工程档案移交至地市、县(区)档案局,是项目工程档案管理的一项重要工作。为做好此项工作,市、县(区)推进办先期与市、县(区)档案局进行沟通,共同商定档案移交的原则、标准、程序和计划。渝水区还邀请档案局的专家来现场指导,按照专家提出的建议,整理一整套完整的工程档案,并以此为样本指导全区项目的档案整理工作。对那些填写不规范、装订粗糙、缺项漏项、分类不科学的工程档案,要求各相关责任单位立即按要求予以整改,并确定整改期限。对未按时完成档案移交工作的单位,延后其工程决算。
  二、重点工程档案工作存在的问题
  (一)缺乏对工程档案的前端管理
  项目一期工程建设任务繁重、建建设工期紧迫,部分分项工程是在同步设计同步施工的情况下完成的。由于现场状况复杂,存在部分图纸档案归类混乱甚至遗失的情况发生。为了应付工程竣工,建设单位想方设法补齐相关资料,而这些资料往往不能体现工程施工时的实际情况,给后续档案整理工作带来极大地困难。同时,也给今后的维修保养带来了极大地不便。
  (二)缺乏对工程项目的跟踪
  项目建设始终处在一个不断变化的过程。从项目的规划、设计到施工、验收,档案一直处于”活跃”的状态,直到竣工验收后才能处于稳定状态。项目土建、消防、给排水等分项工程涉及众多施工队伍,这些施工队伍对档案工作重要性的认识十分肤浅,对档案工作的有关规定、要求一知半解。工程建设文件材料及图纸的管理工作杂乱无章,没有按照相关法规、制度来管理工程档案,导致工程档案的完整度、准确度降低,造成工程档案材料的系统性差,严重影响了重点项目工程档案质量。
 (三)档案管理队伍亟待加强
  大多数建设单位没有配备专职工程档案管理人员,档案从业人员往往是由内业管理人员兼职,或是即将竣工验收时临时聘用的人员,从业人员在数量上无法保证。市、县(区)两级推进办兼管人员不是专业人员,而工程档案管理对人员素质上也有较高的要求,既要精通档案管理法规与技术标准和工作程序,熟练运用计算机和工程档案管理软件;更要了解规划、土建、配套工程及设备安装等知识。就目前看,现有从业人员还无法完全达到上述标准。
   三、改进措施
  针对蒙华铁路项目前段时期工程档案管理实践中出现的问题,在今后大唐电厂及新余煤储基地项目建设的重点工程档案管理工作,应采取下列措施予以改进。
  (一)加强队伍建设
   各市、县(区)指挥部都应抽调档案专职人员驻指挥部,对工程档案管理人员,定期开展工程档案业务培训。讲解相关政策法规、技术标准,分析工作中遇到的共性问题,并就提出解决方法。同时,对在工程档案管理实践中摸索出的经验进行交流。
 (二)完善工作流程
  在项目规划设计之初,就要求工程档案管理人员提前介入,全程跟踪收集相关档案材料。对施工过程中的变更设计,采取备案制。未进行备案的视为无效变更,不予进行签证。同时要求档案管理人员,对相关变更既要保留图纸等技术资料又要注意留存相关声像档案。
(三)落实工作责任
  要求各参建单位一把手,对本单位的工程档案管理工作负总责;相关工程档案管理人员具体负责的两级责任体系。定期对项目工程档案展开检查、监督,对发现的问题限期进行整改。对那些不按规定移交工程档案的单位和主要负责人,在项目建设范围内予以通报批评,并停止进行工程决算。
  在每一次物质成果丰收的背后,都矗立着一座体现人文精神的丰碑,而工程档案就是这座丰碑的基石。我们要充分认识工程档案对项目建设重要意义,不断提高工程档案的管理水平,使工程档案发挥更大地经济效益和社会效益,为民生重点项目和城市建设留下一笔宝贵的精神财富。


江西省新余市渝水区“一厂一路一基地”建设推进协调指部办公室  胡晚根