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浅谈如何进一步加强区域内档案管理工作
——以渝水区档案工作为例

发布时间:2017-05-04 来源:

[内容摘要]
作为最基层的档案工作体系,区域内档案——县(区)、乡两级档案工作扮演着铺路立基、承上启下的重要角色。做好县(区)、乡档案工作,对于推动上级档案政策法规顺利“落地”,督促辖区内村(社区)、企事业等单位规范档案管理工作,提升区域内档案管理服务水平,促进档案工作对经济社会发展的服务功能的进一步释放,都有着不可替代的十分重要的意义。当前,区域内档案管理工作存在法治观念待增强、基础设施需改善、管理制度待落实、队伍建设要加强、机制方法待升级等一系列“痼疾”。因此,应从环境建设、法治建设、资源建设、馆室建设、机制创新多方面入手,推进档案资源体系、档案利用体系、档案安全体系“三个体系”规范化、科学化建设,并将档案工作纳入辖区内年度综合考评体系,推动其在制度化、法治化、信息化的道路上稳步前进,以期最大化地发挥档案“存凭留史、资政育人”等公共价值和社会效益。
关键词:区域内档案  存在问题  优化环境  完善制度  整合资源  创新机制  夯实馆室  “三个体系” 

近年来,在渝水区党委、政府的高度重视下,渝水区档案管理服务水平得到显著提高。全区现有国家综合档案馆1家,各乡镇(办)、区直各机关、企事业单位档案室96家,基层单位如村委会、中小学、社区等基层档案室190家,专(兼)职档案员300余人,区、乡(区直)、村(居委会)三级档案管理网络基本形成。
一、渝水档案工作的现状
渝水区档案局成立于1989年,起步较晚,但发展较快,尤其近几年来,全区各地各部门将规划实施档案工作与服务中心工作、构建和谐社会有机结合,在推动档案工作开展上取得了一定成效,主要体现在:
(一).抓环境,培育社会档案意识。渝水区党委、政府高度重视档案工作,不断加大经济投入,确保了区数字档案馆建设和档案管护等工作的顺利进行;同时,在全区办公用房比较紧张的情况下,全力支持区档案馆搬迁,使得全区档案存管条件得到极大改善。另外,各乡镇(办)、区直单位将档案工作列入了年度工作计划和目标管理,明确了档案工作分管领导,落实专(兼)职档案人员,并投入了一定经费用。
(二).抓法治,营造依法治档氛围。一是从建章立制入手。渝水区先后下发了关于加强重点建设项目等“三重”档案管理、农村土地承包档案管理等一系列规范性文件,制定了档案行政执法责任制、乡镇档案及社区档案管理暂行办法。二是从加强普法宣传入手。充分利用每年“6.9”国际档案日和“12.4”法制宣传日,不断加大《档案法》普法和档案工作宣传力度,培育全民档案法制意识。三是从规范档案行政执法入手。每年利用文书立卷、联系工作等机会,对部分单位的档案工作进行抽查,对制度执行不严、管理出现疏漏的单位当场进行纠偏或限期整改。
(三).抓资源,优化档案源头活水。一是全面接收。全区档案系统围绕区里中心工作,主动介入并全面接收各种档案资料,包括重大活动、重要会议、重点工程项目等, 如公车改革、林权改革、百丈峰景区建设等。二是广泛征集。全区目前共征集各类特色档案资料近3000卷、照片1547张,内容包含上级领导视察、全区重大会议及重大集会、庆典、活动等。三是精心编研。内容涵盖该区干部任免和机构设置、专业技术职务和任职资格、乡镇土地山林权属、新余蜜桔等特色产品产业等领域,至 “十二五”末,全区档案馆(室)藏档案总数达23871卷179958件,各基层档案室共有室存档案210141卷253925件,专题资料400余万字。
(四)抓创新,推动档案和谐发展。一是常规推动与重点突破相结合。渝水区重点抓好了各乡镇(办)和区直单位档案室的规范化管理工作,科学地规范档案制度建设、档案馆库建设和档案业务建设,得到上级高度认可。2009年列入全省创建新农村建设档案工作示范县(区),2012年获全国社会主义新农村建设档案工作示范区。二是实现档案位置前移。建立现行文件查阅利用中心,搭建政府政务公开平台;组建农村档案信息咨询服务网,开展涉农政策法规、农业科学等涉农档案信息咨询服务;举办各类展览活动,激发干部群众爱国爱家乡的热情。三是推进档案信息化建设。2015年,渝水区正式启动数字档案馆建设,2016年正式投入运行,目前渝水区数字档案馆已接入全省区域性数字档案平台。
(五).抓馆室,夯实档案工作基础。一是配齐机构人员。全区各级档案部门均按编制和职数要求配足工作人员,明确了责任分工。二是规范化管理不断深入。《江西省档案工作规范化管理条例》出台后,全区档案工作在馆室建设、业务建设、查阅利用等方面更加规范。区供电公司和区检察院档案室达省特级标准,区法院达省一级;城南办东风管理处晋升省二级,为新余市首例。

二、存在的问题及原因
(一)法治观念有待进一步增强。一些地区和部门不够重视档案工作,档案事业发展的保障条件需要进一步改善,档案工作体制机制需要进一步加强,一些部门和基层单位的领导和干部对档案工作重视不够,支持不够,档案资料随意处置,缺乏交由综合档案室集中统一管理的意识。
(二)基础设施亟需进一步改善。部分基层档案室硬件设施投入不足,档案保管保护条件差,没有添制防虫药品、温湿度计、灭火器等;个别单位没有专门的档案室,档案乱堆乱放,甚至有的发霉。
(三)管理制度有待进一步落实。档案管理“八项制度”执行不严,档案资料收集整理仅停留在红头文件上,比如近年有一些老同志为享受农村离任“两老”或“三老”待遇,到档案馆查找历年村“两委”涉及人事的有关档案,因当时一些文件资料未及时规范地归档整理,给查阅利用者带来极大的不便;同时档案借阅制度落实不到位,不能履行正常的借阅登记手续;
(四)队伍建设尚需进一步加强。档案人员队伍呈现“两个不稳定”:一是人员不稳定。档案员大多为兼职,且变动频繁,有的一年一换甚至一年几换。二是人心不稳定。工作岗位不被重视,工作人员难以保持激情。三是素质难以有效保证。由于“两个不稳定”,导致档案员业务素质提高难,工作积极性难以调动。
(五)机制方法尚待进一步升级。进入21世纪以来,档案和档案工作愈益呈现出体系化和社会化偕行、信息化和网络化共进、制度化和法治化并重的特点。与此对应的是,档案部门和从业人员习惯于关起门来搞建设,不喜欢走出去主动开展工作。在整体档案工作中,依然存在重机关档案轻社会档案、重文书档案轻其它档案、重归档收集等前端管理轻编研查阅等末端利用的倾向。档案整理、档案收集、档案查阅以及档案库房等日常管理领域仍然很大程度上依赖于手工操作,信息化网络化等新方法新手段的应用明显还很滞后。这些在社会各界对档案意愿日益强烈、内容日益丰富、质量日益高严的利用需求前面,显得愈发被动和落后。

三、有关对策和建议
(一)抓好档案资源体系建设,做到收全不遗漏
各单位要按程序和标准将各类档案资料收集齐全。一是制定档案目录指导清单,明确单位下属各部门年度需要提交的档案资料内容和类型,做到有的放矢、按图作业,不漏资料。二是从“年终归集”向“平时归档”转变,注重形成平时归档的习惯,做到完成一件完整归档一件,包括会议记录和摘要、工作方案、调研材料、新闻报道等。三是注重档案员队伍建设,通过开班培训、上门授课、建QQ群等方式,加强档案知识技能的学习掌握,提高档案员业务素质;要进一步优化档案员的年龄构成、身体素质和知识结构,加强对档案干部的使用培养力度,提高其政治、经济待遇和地位。上级档案部门可根据中心工作要求,通过下基层指导、联系工作、培训授课等途径,提升档案员队伍的整体素质。
(二)做好档案利用体系建设,做到好用不难找
档案管理的关键就是有效利用。首先,要妥善做好档案规范整理、便捷查询工作,建立各类档案资料的卷宗目录,并据此进行档案收集归整。其次,数字档案馆要按照“存量数字化、增量电子化、建设标准化、利用网络化”原则,努力在纸质档案数字化、电子档案规范归集和档案资源的网络共享上下功夫,逐步实现“大数据、全共享”目标。最后,要加强档案鉴定开放工作,扩大档案利用范围领域,各级档案部门应根据需要加强档案资料的信息公开工作,逐步实现电脑查阅和手机查阅,以便于社会各界利用。
(三)抓好档案安全体系建设,做到安全不损毁
各级档案部门要以高度负责的态度,切实做到档案实体安全、信息安全。要按档案安全管理规定和要求,进一步加强档案库房建设,完善相关管理制度,深入落实安全管理责任,不断改善防火、防盗、防潮等“八防”条件,做好纸质、电子和声像档案安全备份和加密存储等工作,确保档案尤其是重要档案的安全保密。
(四)推行档案年度考评机制,力促工作上台阶
渝水区大部分单位对档案工作很重视,对每年产生的档案材料都会及时归档整理,但少数单位对档案工作不够重视,支持不足,使档案资料在保管利用的完整性、安全性和保密性上难以达标,给档案的安全、便捷和有效利用造成“隐患”,特别是经常出现档案查不到的现象。对此,渝水区将适时把档案管理工作纳入对区直各部门、各乡镇(办事处、管委会)的年度综合考核体系,以为全区档案管理工作提供新的动力,创造新的机遇和发展环境。 (渝水区人民政府  简艳兵         渝水区档案局   赖小平)