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基层法院档案管理之我见

发布时间:2017-05-04 来源:

【内容摘要】
基层法院档案的特点不仅体现在档案具有重要性和珍贵性,档案保管的时问和管理的方式也与其他档案有所不同,并且还需进行电子化保存。当前,基层法院档案管理存在着重视程度不够、制度落实不够、资金投入不够和利用效率不够等问题,笔者认为应当从加强领导、严格管理、加大投入和提高效能等几个方面着手,扎实推进基层法院档案管理工作。
关键词:基层法院  存在问题   加强领导  严格管理

    法院档案不仅是法院审判、执行等活动的客观记录,也是法院对所开展的工作进行总结与改进的基础。法院档案在法院的各项工作中具有基础性的重要地位,必须着力推进法院档案管理工作的进步与完善。在我国的四级法院中,基层法院承担了大量的具体的审判与执行任务,其档案管理工作的内容多、难度大、要求高,具有代表性和典型性。因此,笔者以基层法院档案为视角,通过分析基层法院档案管理的特点与现状,为加强基层法院档案管理工作提供一些参考。

一、基层法院档案管理工作的特点
    基层法院档案涉及的内容较为庞杂,主要涉及6个门类,即文书文件档案、诉讼业务档案、科技档案、声像档案、实物档案和电子档案,这些档案围绕的核心都是基层法院的诉讼审判任务和日常管理事务,专业性强但资料分散。由于基层法院档案的性质较为特殊,基层法院档案管理的特点主要有以卜几点。
1.档案重要且珍贵。基层法院档案大多数都是诉讼活动过程的记录资料,并以独立的卷宗形式予以保存。这些卷宗不仅包含庭审程序的记录,还包含一些原始的证据材料、协商调解资料以及裁判文书等,大多都是原件而且仅存一份,缺少任何一页都难以反映诉讼过程合法有据,极易造成诉讼瑕疵。更为重要的是,基层法院的诉讼业务档案是还原案件审理原貌的重要材料,也是追究冤假错案责任的重要依据,一旦损毁丢失将造成不可估量的后果。
2.档案保管时问不一。基层法院为了合理预留重大疑难案件卷宗的可查档时问,可以在库存有限的情况卜清理不太重要的档案,《人民法院档案管理办法》中也明确规定了诉讼卷宗的保存期限,依据所涉案件性质的不同可以分为永久卷、长期卷以及短期卷,这就要求基层法院严格按照卷宗保管时问跨度的要求,做好档案的分档管理工作,并准确掌握库存信息已经保管到期的档案集中销毁。
    3.档案管理方式多样。基层法院档案不仅涉及传统的纸质类档案,还涉及其他类型的档案,如声像档案、实物档案等。声像资料是经过数码设备生成处理后形成的电子形式的资料,易损易丢失,并且在不适当的环境可能导致不可修复的严重后果。对此类档案应进行备份和保全,以免毁损灭失。实物档案都是实实在在的物,形状大小、物理性质都不相同,对此类档案的保管必须具体问题具体分析,以免受自然环境或人为因素干扰而毁坏。
4.档案需进行电子化保存。随着信息时代的快速发展,各行各业的信息化革命也正在悄然兴起,司法领域也不例外。如今,全国基层法院几乎都通过审判业务管理信息系统实现了纸质卷宗的同步扫描保存,以达到延长档案保管时问、提高档案管理能力的目的。但须注意的是,卷宗的纸质版本和电子版本应经核对无误后分别存档。
二、基层法院档案管理实践中存在的问题
    随着法院档案管理工作的重要性日益显现,许多基层法院都加大了人力、物力和财力上的投入,使得法院的档案管理工作取得了较大成果,但不可否认的是,目前在基层法院的档案管理中仍然存在一些不容忽视、亟待解决的问题。
    1.重视程度不够,人员素质较低。长期以来,档案管理在基层
法院的工作体系中处于弱势地位,一是因为档案室不属于法院的核心业务部门,没有得到领导的足够重视;二是因为档案管理人员大多数没有经过系统的法院档案管理培训,缺乏对其工作特殊性的认识。此外,法院档案管理信息化建设,对档案管理人员也提出了更高的要求,基层法院档案管理人员的工作能力与档案管理的实际要求矛盾日益凸显。法院档案管理工作弱化,人员整体素质偏低是法院档案管理最迫切需要解决的问题。
    2.制度落实不够,管理工作不规范。虽然我国出台了《档案法》
和《保密法》,一些省市区也相应颁布了《档案管理条例》等地方法
规,最高法院也通过出台《人民法院档案管理办法》、《人民法院诉
讼文书立卷归档办法》等文件对法院档案管理进行了制度约束,但是法院档案管理工作是一项长期的复杂的系统性工程,加之法院的档案管理工作往往处于被边缘化的尴尬境地,使得基层法院针对档案管理往往没有具体的实施细则,对档案管理工作中的不规范行为并没有及时纠正,这些档案管理工作中的疏漏严重影响着档案保管的有序和安全。此外,法院以审判为核心的工作机制,使得法院重业务档案,轻其他档案,重纸质档案,轻电子档案的现象比较普遍,因此,基层法院对非业务档案、电子档案缺乏系统科学管理的问题也逐渐显现。
    3.资金投入不够,信息化水平滞后。近年来,我国法院审执结
案件数量呈逐年上升趋势,其中,2014年最高法院受理案件11210件,审结9882件,比2013年分别上升1.8%和1.7%;地方各级法院受理案件1565.1万件,审结、执结1379.7万件,同比分别上升10.1%  6.6% 。因此,基层法院客观上在巨大的审判工作的压力下,难以顾及档案管理等非审判业务,主观上不重视档案管理工作,使得档案管理缺少必要的经费支持。由此也引发了一系列连锁反应,如无法及时更新技术手段,造成了档案信息化建设的滞后,再如对法院档案没有建立数据库,缺少数据备份,也使得基层法院档案的利用受到了极大的限制。
    4.利用效率不够,反馈机制未形成。基层法院档案不仅是法院
内部事务的客观记录,也是关乎与案件相关的当事人、律师、法人
或其他机构合法权益是否得到有效保护的客观记录,基层法院档案内容重要且涉及面广,但是,基层法院通常只能为本单位内部提供服务,面对外地公安、检察院工作人员及律师等社会人士的查阅、借阅、调取等要求往往难以满足,大大降低了档案利用的效率。目前,基层法院对档案的管理仍然停留在归档借阅的简单操作上,对档案的利用范围、利用效果等情况都没有进行整理归纳,没有形成反馈意见,不仅无法显示档案的利用效果,无法为基层法院对档案进行科学有效管理提供依据,更不利于基层法院档案管理工作的社会效益的体现。
    5.档案价值没有的得到充分发挥。通过考察诉讼档案,能够反映出诉讼参与人在整个诉讼活动过程中的各项诉讼行为的真实情况,可以全面认识一个国家各个历史时期在社会经济、在民主和法制建设等各方面的情况,具有极大的研究价值。提高编研、开发档案信息资源的能力,充分利用档案为审判工作和其他工作服务,为社会各方面服务,是档案工作的长期任务,也是衡量档案工作水平的重要标志。但现阶段许多基层法院对档案实行“静态”管理,归档时原封不动,一般只开展借阅档案一项业务,而开发、编研等工作几乎为空白。
  6.声像档案管理混乱。人民法院的声像档案,是指各级人民法院在工作活动中直接形成的具有保存查考利用价值的照片、录音带、录像带、影视片等专门载体材料。它直观地记录了事物的原貌,是文字记录的补充,与文字材料一样是法院档案的组成部分和职能活动的记录。但绝大多数基层法院对声像档案认识不足:无法区分什么是声像档案,认为在公务活动中形成的照片、录音、录像带等不需要归档保存;甚至认为怎么处理这些声像档案属于个人行为。这种错误认识的存在,往往使珍贵的声像资料没有能及时归档管理而损坏。
三,对基层法院档案管理的几点思考
随着经济社会的发展,法院档案拥有量和使用量日益增多,档案管理工作的任务日趋繁重。做好人民法院档案工作,实现规范化、制度化、科学化、便捷化,使其更好地为审判工作服务,具有重要意义。
  1.强化组织领导,提高档案人员素质。以新余市渝水区法院为例,在日常工作中,该院狠抓了档案组织管理体系化和制度化建设,以切实加强对档案工作的领导和组织管理。一是建立健全领导工作责任制,成立了以分管副院长为组长、党组成员兼办公室主任为副组长、办公室两名工作人员为成员的档案管理领导小组,明确领导小组职责。档案工作纳入领导议事日程,确保档案工作年初有安排,年终有总结,任务能落实,经费有保障。二是坚持档案工作目标管理考评制。确定院办公室为全院档案工作职能部门,下设档案室,档案工作作为办公室全年工作目标管理考评内容之一,通过实施目标管理考评,促使办公室切实担负起档案工作主管部门职责,严格执行各项管理制度,加强对基层法院业务指导,确保了档案工作各项任务的落实。三是建立档案人员岗位责任制。根据《档案法》和《保密法》的要求,明确和强化档案人员工作责任。针对该院由于新办公大楼搬迁致使档案要搬至新大楼,院党组在今年专门聘用人员充实档案室,帮助档案员从事档案整理和升级工作,使其有时间有精力钻研档案业务。为提高档案员的业务水平,还积极派档案员参加市中院和区档案局举办的业务学习培训班,使专职档案人员的业务素质得到了明显提高。加强制度的建设。   
2.严格制度管理,规范档案管理水平。规范档案工作的前提是
制定一套科学的管理制度。基层法院应当制定档案工作的年度计划,将档案管理工作与审判工作同时进行部署和安排,强调档案管理工作的重要性,笔者认为基层法院档案管理制度至少应当包括档案的立卷归档制度、资料借阅制度、保密制度、统计制度、利用制度、鉴定销毁制度、库房管理制度、人员岗位责任制度等,从而确保档案归档工作及时完整,档案整理工作合理规范,档案保管工作妥当安全,档案利用工作方便快捷。
3.加大投入力度,推进档案信息化建设。在提高档案管理信息
化水平的方面,基层法院应当树立“数字化的档案管理更能够提高效率,维护司法公正”的理念,加大人、财、物的投入力度,完善档案管理的基础设施建设,分别设置档案室、实物档案室和阅档室,加强装具设备和防护设施,严把档案管理的安全关,使用规范的档案管理软件,对文书、科技、声像、实物、电子、业务等档案进行扫描归档,并建立档案数据库,使档案跟踪记录、反馈记录及销毁记录等信息的获取更加方便快捷,提高档案的利用效率。
4.扎实开展各项档案业务工作。以新余市渝水区法院为例,一是及时收集齐全该院各部门档案资料。今年,该院各类档案实现归档率、完整率、准确率100%。现该院有各类档案资料,其中业务档案66177卷、文书档案654卷、会计档案1030册、科技档案11盒、声像档案照片526张、光盘10盘,实物档案各种奖牌114块。二是科学排列,严格质量。各类档案以实际归档时间为序,从左至右、从上至下排列。各类档案做到了即便于保管,又便于查找、便于利用。三是严格档案入库标准,确保档案质量。根据《案件质量评查办法》,规定了草拟、修改、审核和签发各类法律文书及卷宗封面、卷内目录书写在字迹、墨水、装订等各方面的质量要求,凡不符合质量标准的退回业务庭重新整理、装订。四是正确划分保管期限。根据最高院要求,为了保证该院机关档案的完整与统一,该院档案室拟订了《诉讼档案保管期限表》,下发到各业务庭,并根据《档案法》实施办法制定出了文书档案及会计档案保管期限表。根据各类档案保管期限,院档案室对库藏所有档案正确地划分了各类档案的保管期限。五是严格档案查(借)阅手续。档案室制定了《诉讼档案调阅申请书》,对有关单位和人员查(借)阅档案的要求严格履行手续,确保了各类档案不发生丢失、泄密等事故。2014年对内对外共计借调利用案卷4160件(借调777、利用3383件),借调档案归还归位749件,没有发生一起损毁、丢失、泄密事故。
5.提高服务效能,构建档案反馈机制。档案的反馈信息能够真实地反映档案利用效果,为领导决策、审判工作提供参考。因此,构建档案利用的反馈机制,将档案管理中存在的情况进行收集、整理,才能客观地了解和评价档案利用中出现的各种问题,为整改方案提供有力依据,从而形成“利用—反馈—再利用”的良性循环。具体而言,档案利用人在查(借)阅档案之后填写档案利用信息反馈表,注明查(借)阅时问、地点、事由以及感受、意见与建议等,档案管理人员定期将档案利用信息反馈表进行统计整理,总结出经验与不足,同时进行电子备份,为法院档案管理工作的改进和完善提供依据。

参考文献
王莉华.《法院档案管理对策浅析》.档案建设,2011.10
周  强.《最高人民法院工作报告》.人民日报,2015-3-21.
石  洁.《法院档案的信息化管理》.档案与建设,2010.11


(渝水区人民法院  刘宇星)